J’adore les post-it. Petit carré, reflet de la plus pure expression de l’idée. Un mot, deux tout au plus, dans lequel tient un monde tout entier. Seulement pour s’offrir ce luxe, il faut cogiter un peu. Et à deux, c’est mieux. Parce que tu peux faire des pauses clopes confronter tes idées, faire un ping pong de fulgurances, mettre l’autre face à ses réalités, ouvrir tes chakras. Puis dormir dessus, sur tes deux oreilles. Pour avoir tout ça, il faut du temps. Le temps de l’atelier de co-conception. Un terme un peu pompeux pour maquiller une super réu que ton agenda aurait rejeté d’office et sortir ta panoplie de .GO de l’expérience utilisateur. Au début, tu boudes toujours un peu et à la fin, tu immortalises pour la postérité – et tes réseaux. Bref, tu es content, ton projet avance à grand pas et moi, je souris.

Sommaire

Co-conception, c’est quoi le concept ?

Tu as un problème, potentiellement, j’ai la solution. Seulement, on se connait mal, donc, on ne sait pas nécessairement s’appréhender au premier regard. Bien sûr, tu peux m’envoyer un brief, rédigé avec plus ou moins d’application. Mais, il nous manquera un élément de taille derrière l’objectif, le contexte, la culture de l’entreprise. Pour contrer cet écueil, se réunir le temps d’un atelier de co-conception est une option judicieuse.

Inspiré de l’UX design, l’atelier de co-conception a, en réalité, une application beaucoup plus large dès lors que nous nous engageons dans un projet de nature à faire évoluer tes fondations. Ainsi, de la conception de ton identité de marque à la refonte de ton site, il est utile de prendre ce temps pour poser les choses et surtout, les éprouver.

Le concept est relativement simple puisqu’il s’agit d’allier nos forces, et surtout nos connaissances, pour placer l’utilisateur au centre de ton projet. Et donc, mettre autour de la table, tes ambassadeurs, qui maitrisent la cible, et tes concepteurs, qui, eux, savent comment l’atteindre.

En somme, faire le choix de l’efficacité en passant d’une attente passive à une contribution active.

Certes, tu n’es pas toujours très motivé pour t’impliquer dans la conception. Parce que tu n’en as pas le temps, l’envie, les compétences ou simplement parce que tu as choisi de déléguer donc, tu te places uniquement en validateur. Pourtant, cette démarche participative présente bien des atouts, tant dans le déroulé du projet que dans sa finalité.

Co-conception, pourquoi c’est mieux quand c’est toi qui bosse ?!

En nous offrant le luxe de nous dédier complètement au projet, le temps d’un atelier de co-conception, nous y gagnons tous les deux. Tu serais surpris de voir l’impact sur ton équipe projet et comment une simple matinée café-croissant peut mettre un peu de bonne humeur dans l’histoire et faire sauter les verrous.

En choisissant avec soin (et diversité !) ton équipe projet, l’atelier de co-conception crée une opportunité de :

  • Impliquer les parties prenantes, et faire se croiser différents regards sur le projet
  • Libérer la parole, en sortant les uns et les autres de leur rôle habituel
  • Confronter les idées, et laisser place à la libre expression
  • S’extraire de l’exercice formel du brief, chronophage et souvent lacunaire
  • S’autoriser à innover, en explorant l’ensemble de la chaîne de valeurs
  • Créer un sentiment d’appartenance, dont l’impact est positif sur l’avancée
  • Limiter les allers-retours, puisque les bases sont saines et claires pour tous
  • Réduire les délais et donc les coûts de conception, en s’accordant sur un planning et des sprints définis

De mon côté, grâce à cet échange, je suis en mesure de :

  • Comprendre tes attentes business réelles, au-delà de l’exercice de conception
  • Affiner le besoin utilisateurs, en captant ta connaissance clients
  • Contourner les pensées limitantes, en y confrontant les membres du groupe
  • Cerner la vision et les valeurs, qui donnent la couleur de ton territoire de marque
  • Collecter les éléments de langage, qui faciliteront l’appropriation
  • Mesurer l’adhésion aux propositions, et saisir les freins le cas échéant
  • Prioriser les objectifs, et proposer une feuille de route adaptée

Que de promesses pour une demi-journée partagée ! Pourtant, ça fonctionne. Enfin, pour cela, il faut tout de même accepter les règles du jeu. Car réunir Pierre, Paul et Jacques derrière ton bureau n’aura probablement pas l’effet escompté.

Atelier co-conception, un succès sous conditions

Puisque la démarche de co-conception est essentiellement fondée sur l’empathie, il faut créer les conditions pour la laisser émerger. Aussi, pour un atelier constructif, il nous faut :

  • Réduire à néant le travail en silo : ici, tout le monde est sur un pied d’égalité
  • Désigner des participants à forte valeur ajoutée, pour leur connaissance de la cible
  • Limiter à 8 personnes le groupe, afin que chacun puisse s’exprimer librement
  • Tracer une feuille de route claire, ponctuée d’objectifs
  • Définir un cadre et des bonnes pratiques à suivre
  • Créer des conditions favorables à l’écoute de chacun

A défaut, l’atelier sera contre-productif. Si chacun reste campé dans son rôle, n’osant soumettre au groupe son idée ou partager ses revendications, l’exercice perd toute sa puissance. Si un rapport hiérarchique trop marqué ou une animosité s’installe dans le groupe, les énergies sont dispersées et la magie n’opère pas.

Comme pour une soirée de l’ambassadeur, tout est dans le plan de table !

Coté logistique, rien de très compliqué à mettre en œuvre. Il nous faut simplement un espace où nous réunir, neutre de préférence ; des murs prêts à accueillir des post-it par dizaines ; un gardien du temps et, surtout, un problème à résoudre.

Implication optimale

Co-conception, 3 exercices pour ambiancer la foule

Définition de tes personae, conception du parcours utilisateurs, refonte de l’arborescence, identité de marque, … L’atelier a nécessairement un objectif bien défini au préalable. La bonne nouvelle est que l’on peut décliner les ateliers jusqu’à avoir balayé tous les objectifs. Entre chaque session, une progression itérative pour garder le fil.

Pour que l’atelier ne vire pas en une grande discussion de comptoir, l’animateur doit arriver les poches pleines de divertissements pour ses convives. Il faut tenir tout le monde en éveil et surtout aider chaque membre du groupe à remplir sa mission, dans les temps impartis.

Pour cela, jeux de rôle et simulations sont au cœur du processus. Si évidemment, le programme varie selon l’objectif, les ateliers de co-conception intègrent souvent ces classiques.

Le Speed Boat

Parfait en début de projet, le Speed Boat a l’avantage de pouvoir tout mettre à plat. L’idée est simple, l’animateur dessine un bateau et inscrit sur la voile la finalité du projet. Chaque membre de l’équipage se représente et définit son rôle sur le bateau. A cela, on ajoute un Port de départ, là où l’équipe en est, et un Port d’arrivée, là où elle souhaite aller. A cela, viennent se greffer les ancres, qui symbolisent les freins, ainsi que les propulseurs, qui sont donc moteurs. Il est également possible d’ajouter entre les 2 ports, des îles, qui matérialisent les étapes à franchir.

Le Brainwriting

Un brainstorming, mais écrit. Afin que chacun puisse s’exprimer à part égale, sans craindre le jugement du groupe. Selon la règle du 6, 3, 5, 6 participants notent chacun 3 idées en 5 minutes sur un papier. Puis, le passe à son voisin qui enrichit jusqu’à ce que le papier ait fait le tour de la table. Alors, l’animateur collecte puis trie avec le groupe.

Les UX cards

Ici, il s’agit plutôt de travailler sur le comportement des utilisateurs en contexte. Ainsi, chaque carte est associée à une action, un objectif, une émotion et le groupe est invité à réagir dessus. Le travail sur la perception peut se faire par le regard du participant ou en lui confiant le rôle de l’un des persona cibles.

A l’issue de l’atelier, chacun reprend son souffle puis vient le temps de formaliser les informations collectées. Là encore, le support varie selon l’objectif visé. Toutefois, le livrable se compose généralement :

  • d’une roadmap claire, retraçant les différentes étapes du projet
  • d’une recommandation, dressant les axes stratégiques
  • d’un zoning, matérialisant le rendu de l’atelier

L’exercice est très libérateur et permet réellement d’aborder le projet sous un angle plus ouvert, où chacun échange sur ses compétences mais aussi, ose mettre le doigt sur les points de blocage. Dès lors qu’ils sont assumés, ils passent du statut de problème à solution à mettre en œuvre. Elle est là, la véritable magie !

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